Project omschrijving

Het behoeft geen toelichting: de zorg digitaliseert. Maar het zijn de medewerkers in de zorg die met alle digitale middelen moeten werken, moeten kunnen werken. Hiertoe is de coalitie Digivaardig in de zorg opgericht, die de medewerkers in de zorginstellingen ondersteunt. Cosis besloot digivaardigheden onderdeel te laten zijn van de Cosis Academie en heeft Beter Healthcare gevraagd hierbij te ondersteunen. Netty Perfors (projectleider Cosis Academie) en Gijs Vanstreels (projectleider Beter Healthcare) vertellen samen over de succesvolle samenwerking.

Digivaardig: wat moeten we ons hierbij voorstellen?

 Je bent niet digivaardig na een cursus ‘digivaardigheden’. Zo’n cursus bestaat niet eens. Aan het woord is Netty Perfors. Cosis wil medewerkers ondersteunen met training en opleiding. Daarom zijn we de Cosis Academie aan het oprichten. We liepen al langer met het plan medewerkers te ondersteunen bij de digitalisering, waar bij sommige medewerkers frustraties zitten. We worden in onze sector meer en meer geconfronteerd met allerlei ICT-toepassingen en niet iedereen kan hiermee makkelijk uit de voeten. Daarom hebben we het plan van aanpak ‘Digitale Vaardigheden Cosis’ beleidsmatig en organisatorisch verankerd. De uitbraak van het coronavirus bracht dit in een stroomversnelling. Om deze reden hebben we Beter Healthcare gevraagd om ons te ondersteunen.

Het gaat dus niet om een cursus. Waar gaat het dan wel om?

 Je kunt zeggen dat de zorg digitaliseert en dat er in de zorg nog veel medewerkers onbedoeld minder digivaardig zijn. Binnen zorginstellingen blijkt het om ongeveer 10% van de werknemers te gaan. Gijs Vanstreels licht dit toe: medewerkers in de zorg willen in eerste instantie zorg verlenen en zijn daardoor minder bezig met hun ICT-vaardigheden. Dat zien we bij alle functie- en leeftijdsgroepen. Sommigen zijn bang om op een knop te klikken, omdat ze vrezen dat ze iets ‘kapot’ maken. Anderen laten door die angst bijvoorbeeld hun collega’s rapporteren. In dat soort situaties is digitalisering bijna een stap terug. Je moet medewerkers hierbij helpen, volgens Gijs. Daarom noemen wij deze groep bij Cosis ‘digistarters’. Deze groep moet je laagdrempelig meenemen om digitale vaardigheden te ontwikkelen, op de werkvloer. De digicoaches helpen hierbij, één op één, in de praktijk. Binnen Cosis zijn momenteel 13 digicoaches werkzaam die dit naast hun reguliere werkzaamheden doen. Het is een diverse groep: secretaresses, zorgmedewerkers, een medewerker uit de opleidingshoek. Om digicoach te kunnen worden, hebben zij een speciale training gevolgd waarvoor Cosis subsidie ontving. Het ministerie van VWS stelt hiervoor subsidie beschikbaar. Zorgaanbieders ontvangen een voucher om een aantal medewerkers te trainen tot digicoach. Volgens Gijs is het hierbij belangrijk dat het ook echt coaches zijn: ze staan náást de digistarter en niet ‘voor de klas met digistarters’.

Dus: digivaardig door digicoaches. Hoe hebben jullie het aangepakt?

Cosis is een organisatie met meer dan 4000 medewerkers. Met het plan van aanpak ‘Digitale Vaardigheden Cosis’ begeleidt Cosis de digistarters naar betere digivaardigheid. Dit gebeurt vanuit onze Cosis Academie, aldus Netty. Medewerkers kunnen bij de Cosis Academie terecht met hun leer en ontwikkel vragen, dus ook met hun vragen over digitale vaardigheden. Digicoaches ondersteunen hen daarbij. We hebben hierbij dankbaar gebruik gemaakt van het platform digivaardigindezorg.nl. Dit platform biedt structuur voor een plan van aanpak dat Gijs in samenspraak met ons heeft opgesteld. Gijs was in het project de spreekwoordelijke spin in het web. Gijs zelf definieert zijn rol als aanjager, bewaker en verbinder. Met name het laatste aspect was volgens hem van groot belang bij dit project. Niet alleen iedereen betrokken houden bij het plan en de uitvoering door te informeren, maar juist ook door iedereen verantwoordelijkheid te laten nemen. Want, zo legt Gijs uit, je ondersteunt digistarters niet voldoende door digicoaches op ze af te sturen.

We hebben een aparte Cosis-pagina gemaakt op de website digivaardigindezorg.nl en hierop een zelfscan gebruikt. Medewerkers vullen die (zo nodig met de digicoach) in. Met de uitkomst van de zelfscan krijgt de medewerker e-learning en andere trainingsvormen aangeboden. Ook hier kan de digicoach ondersteuning bieden.

Afstemming met de afdeling communicatie en leidinggevenden was essentieel volgens Gijs. Want, zo geeft hij aan, digistarters zijn niet voor niets digistarters: communicatie met hen verloopt in eerste instantie via flyers, posters (met foto’s van de digicoaches) en een brief thuis op de deurmat. Vaak is een prikkel nodig om zo’n zelfscan in te vullen en ze moeten natuurlijk wel weten waar ze de e-learning en dergelijke kunnen vinden. En er moest natuurlijk ook het nodige worden afgestemd met de afdeling HR, want als de digistarters met e-learning en dergelijke aan de slag gaan, dan betekent dat wat voor de roosters en bijvoorbeeld de tijdsregistratie. Kortom: het is wel iets meer dan digicoaches parachuteren!

De hamvraag: was het succesvol?

Netty en Gijs zijn het volmondig met elkaar eens: ja! Na 1 maand, licht Gijs toe, hebben al 500 medewerkers de zelfscan ingevuld en dat overtreft onze verwachting. Netty schrijft dit succes ook toe aan de prettige samenwerking tussen Cosis en Beter Healthcare. Er was, zo zegt ze, direct een klik. Met de juiste vragen volgde de juiste beslissingen binnen het project. Dat gebeurde al snel en gaf vertrouwen. De kennis van niet alleen ICT en digitalisering maar ook de ruime ervaring in de zorg, heeft ons enorm geholpen. Dat is een groot voordeel in zo’n project benadrukt Netty: dat je de praktijk van de mensen die digistarter zijn, kent. Dat bleek al bij het opstellen van het plan van aanpak, maar ook bij de uitvoering ervan. Oftewel: vanuit de projectleiding strakke communicatie met mij als intern verantwoordelijke en kennis van zaken. Dé ingrediënten voor succes!