Vrijdag 13 mei heeft het Diakonessenhuis in Utrecht de overstap gemaakt naar HiX standaard content. Een geweldige mijlpaal voor iedereen, met name de 450 actieve programmaleden die de afgelopen 1,5 jaar enthousiast aan deze implementatie hebben bijgedragen. Het ziekenhuis heeft met deze implementatie grote stappen gezet op het gebied van integrale dossiervoering op alle ziekenhuislocaties en afdelingen en daarmee het fundament gelegd om haar ambities op het gebied van digitale transformatie in de toekomst te kunnen realiseren. Beter Healthcare feliciteert het Diakonessenhuis van harte met deze prestatie en kijkt terug op een mooie samenwerking.
We zijn live in 3…2…1…
Het is vrijdagochtend 8.00 uur. Het ontbijt ligt al uren terug en de migratiespecialisten hebben het stokje overgedragen. De datamigratie is goedgekeurd en het technische PDMS-team mag eindelijk van start om alle ruim honderd bewaakte bedden te controleren die vanaf de go live aangesloten zullen worden op CS-PDMS als integraal patiënten-datamanagementsysteem voor alle acute afdelingen. Er wordt op beide ziekenhuislocaties hard gewerkt om alle koppelingen en aangesloten apparaten veilig om te zetten, de toenemende spanning is voelbaar. De resterende tijd tot de volledige vrijgave tikt door. Zullen alle bedden op tijd overgezet zijn? En zijn de oude systemen op tijd ontkoppeld? Zijn de operatiekamers op tijd gereed om het programma na het go live moment probleemloos te kunnen herstarten?
Om klokslag 12.00 uur volgt de voelbare opluchting. De migratie is officieel goedgekeurd, de stuurgroep heeft het positieve advies van het test- en programmateam overgenomen en geeft de applicatie vrij voor de gehele organisatie. De livegang wordt ingeluid met het symbolische ‘rode knop moment’ en de deuren gaan open voor de vernieuwde wereld aan zorgregistraties.
Op weg naar digitale transformatie: verbinding is de sleutel tot succes
Voor het Diakonessenhuis is HiX niet volledig nieuw. Het ziekenhuis heeft in de afgelopen decennia successief gewerkt aan de invoering en uitbreiding van een integraal EPD/HiX en daarmee facilitering van een goede informatievoorziening voor al haar zorgverleners, zorgpartners en patiënten. De keuze voor standaard content en daarmee de introductie van gestandaardiseerde processen ging hand in hand met de vooraf uitgesproken doelstellingen over optimalisatie van registraties aan de bron. Registratieverlichting zoals ‘first time right’-principe om zo de weg vrij te maken voor een efficiëntere dossier- en bedrijfsvoering, zicht en sturing op kwaliteitsregistraties.
Tijdens deze volledige herimplementatie, waar Beter Healthcare een bijdrage aan heeft bijgedragen, werden in meer dan 50 werkgroepen voortdurend keuzes gemaakt die de huidige procesinrichting herbevestigden of vernieuwden. De lat ligt in het Diakonessenhuis hoog op het gebied van kwalitatieve doelstellingen. Een centrale regiegroep en het transitieteam bewaakten de veranderingen op integraliteit en de gevolgen voor organisatie brede veranderingen. Samen zorgden zij ervoor dat alle veranderingen landden in de organisatie, zowel bij medisch specialisten en zorgverleners als alle (staf)afdelingen. Verbinding is daarbij de sleutel tot succes.
“Ons Diakonessenhuis stond voor een grote uitdaging met een mooie EPD-programma in een moeilijke coronatijd. De consultants van Beter Healthcare, en in het bijzonder mede-programmamanager Barbara Brands, hebben ons uitstekend geholpen met hun inhoudelijke kennis, strakke procesvoering, groot begrip van ons ziekenhuis en de ziekenhuisprocessen, kennis van HiX en hun hands-on mentaliteit. Zij hebben een grote hand gehad in de succesvolle livegang. Ik kijk met heel veel plezier terug op onze prettige samenwerking. Dit zal zeker niet de laatste keer zijn.”
–
Voor het Diakonessenhuis is deze go live nog maar de eerste stap in het realiseren van haar ambities op digitale transformatie en gegevensuitwisseling in de regio. Het fundament is gelegd en nieuwe implementatiestappen zullen volgen.
Vanuit Beter Healthcare hebben we het Diakonessenhuis met een enthousiast team van consultants begeleid vanuit diverse rollen en perspectieven. Van implementatie consultants, integratie specialisten, domeinleiders, go live coördinatie, programma ondersteuning tot overall programmamanagement. Zo hebben we onder andere ondersteuning geboden aan de werkgroepen van de functieafdelingen, medisch snijdend, koppelingen, apotheek, infectiepreventie, paramedici en nazorg.
We kijken terug op een geslaagde go live en wensen het Diakonessenhuis veel succes toe met het nieuwe HiX!
