Sinds 1 januari 2021 is ziekenhuis Rivierenland Tiel (ZRT) over op Horizontaal Toezicht. Het ziekenhuis zet hiermee een grote stap in de kwaliteit en transparantie van de registratie en facturatieprocessen. Vanuit Beter Healthcare was Michiel Jansen-Sluiter als Adviseur Horizontaal Toezicht betrokken bij dit complexe implementatieproject. Michiel had als primair aandachtspunt het gestructureerd opbouwen en valideren van het control framework.
Gestructureerd framework
De uitdaging bij de implementatie van Horizontaal Toezicht is het structureren van de uitgebreide proceskennis die binnen het ziekenhuis aanwezig is, tot één duidelijk control framework voor registratie- en facturatieprocessen. Hierin komen de processen, risico’s, oorzaken per risico en mitigerende beheersmaatregelen op een eenduidige manier samen. Dit control framework dient als basis voor een jaarlijks controleplan, waarin het ziekenhuis proactief controles plant die gedurende het jaar worden uitgevoerd. Hierdoor komt het ziekenhuis ‘in control’ van haar processen. Horizontaal Toezicht vervangt de achteraf controle, die bijvoorbeeld wordt uitgevoerd in het jaarlijkse zelfonderzoek (de Handreiking).
Goede inbedding in de IT
Veel van de controles binnen Horizontaal toezicht zijn afhankelijk van software. Je kunt hierbij denken aan automatische controles in het EPD, controlelijsten in het EPD of een daily auditing pakket. Het is essentieel dat deze systemen goed beheerd worden: de toegangsbeveiliging dient goed te worden ingericht en aanpassingen in het systeem dienen gestructureerd en bewust worden doorgevoerd. Binnen Horizontaal Toezicht wordt dit geborgd door de toevoeging van IT General controls.
De technische aard van deze controles maakt dat binnen de afdeling zorgregistratie kennis hierover minder aanwezig is. Beter Healthcare consultant Michiel kon hierbij een brugfunctie vervullen tussen de afdeling ICT en zorgregistratie. Hij bracht de maatregelen aan het licht die het ziekenhuis reeds had genomen in het kader van Horizontaal Toezicht. Daarnaast zijn er met de ICT-afdeling afspraken gemaakt over nog te implementeren maatregelen die voor Horizontaal toezicht vereist zijn.
Bouwen aan gefundeerd vertrouwen
Eén van de doelen van Horizontaal toezicht is het bouwen aan vertrouwen tussen de zorgverzekeraar en het ziekenhuis. Daarom is de representerend zorgverzekeraar bij iedere fase van het project betrokken. Michiel heeft hierbij Marieke Hakkert, adviseur zorgregistratie van ZRT, bijgestaan om de voorstellen vanuit de verzekeraar te analyseren en als klankbord te fungeren. Dit zorgde ervoor dat aanpassingen zowel in het belang van het ziekenhuis als de zorgverzekeraar waren. Door de intensieve samenwerking tussen ziekenhuis en zorgverzekeraar, werd de afstand die nog voelbaar was bij het begin van het project steeds kleiner. De uiteindelijke uitkomst is geschreven door het ziekenhuis, maar volledig gevalideerd door de zorgverzekeraar.
Nieuw begin met kansen voor de toekomst
Na de implementatie van Horizontaal Toezicht begint een nieuwe fase voor het ziekenhuis. Op basis van het control framework is een controleplan opgesteld dat ervoor zorgt dat het ziekenhuis ‘in control’ blijft. Controles zijn vanaf nu proactief en op basis van de door het ziekenhuis bepaalde beheersmaatregelen. Dit brengt ook met zich mee dat het ziekenhuis zich nu meer dan ooit bewust is van de meest foutgevoelige registratieprocessen. Met deze kennis kunnen doelgericht vervolgprojecten worden opgestart om deze processen te verbeteren. De verwachting is dat door deze optimalisaties jaar op jaar minder handmatige controles nodig zullen zijn en de administratieve lasten steeds minder worden.
