Project omschrijving

Beter Healthcare heeft ouderenzorgorganisatie Groenhuysen begeleid bij het opstellen van een richtinggevende digitale strategie. Het traject omvatte ook de daaruit voortvloeiende selectie en implementatie van verschillende applicaties. Zo is er een bijdrage geleverd aan de ontwikkeling van een professionele omgeving voor alle medewerkers met maximale aandacht voor de klant.

Groenhuysen koos voor een modulair landschap dat bestaat uit meerdere, met elkaar samenwerkende applicaties die optimaal aansluiten op de verschillende primaire processen binnen de organisatie. Op deze manier kan Groenhuysen haar klanten, hun naasten, haar medewerkers en haar partners nu én in de toekomst maximaal, digitaal ondersteunen.

Naast innovatief moesten de nieuwe applicaties overzicht en eenvoud bieden met standaardisatie in het werkproces (methodisch werken). Zonder beperkingen in multimedia toepassingen, rekening houdend met gegevensuitwisseling in de keten én integratie met slimme technologie. Dit alles op maat van de klant en zorgprofessional. Beter Healthcare heeft Groenhuysen met veel energie ondersteund bij de selectie- en implementatietrajecten.

Aanpak

De vraag vanuit Groenhuysen was aanvankelijk om de selectie van een nieuw elektronisch cliëntendossier (ECD) te begeleiden. Al snel werd duidelijk dat het vraagstuk breder was dan alléén een ECD-selectietraject. Daarom zijn Groenhuysen en Beter Healthcare gestart met het bepalen van de richting waarin Groenhuysen zich de komende jaren wil bewegen op het gebied van informatievoorziening. Hieronder wordt de gezamenlijke aanpak toegelicht.

Visie formuleren, richting bepalen

Beter Healthcare sprak met zorgverleners, managers, de cliëntenraad en de Raad van Bestuur van Groenhuysen. Met behulp van workshops, interviews en een enquête is input verzameld over de huidige en gewenste situatie aangaande de aansluiting tussen de (zorg)processen van Groenhuysen en de informatievoorziening. Uit deze analyse werd opgemaakt dat er verschillende knelpunten waren over de digitale ondersteuning bij de manier van werken in de zorg. Medewerkers noemden in dat kader onder andere:

  • Geen integraal overzicht van de klant of uit te voeren activiteiten;
  • Veel klikken door een veelvoud aan formulieren;
  • Niet tevreden over de prestatie;
  • Multimedia toepassingen binnen zowel het systeem als dossier zijn (te) beperkt.

Stip op de horizon

Op basis van de bevindingen is er een visie op digitale ondersteuning ontwikkeld die aansluit op de organisatiebrede visie en doelstellingen van Groenhuysen. De gesprekken met de cliëntenraad, de Raad van bestuur en een groot aantal medewerkers (met diverse functies en werkzaam bij verschillende locaties) hebben geleid tot een breed gedragen visie: de stip op de horizon.

Groenhuysen biedt haar klanten en hun naasten, haar medewerkers en haar partners een sprankelende en persoonlijke digitale omgeving waarin zij volwaardig samenwerken en waarin huidige en toekomstige innovaties worden toegepast.

Om tot een succesvolle realisatie van de visie op digitale ondersteuning te komen, is bovenstaande visie vertaald naar een nieuwe digitale strategie. Onderdeel van deze strategie is het ontwerpen van een nieuw digitaal landschap (zie onderstaand een schematische weergave van dit landschap).

Het nieuwe digitale landschap biedt veel vernieuwing: de medewerkers van Groenhuysen krijgen een professionele omgeving die optimaal afgestemd is op de gebruiker én proactief, relevante informatie weergeeft. Daarnaast worden de administratieve lasten teruggebracht tot een minimum. Tevens hebben de klanten van Groenhuysen via een Persoonlijke Gezondheidsomgeving (PGO) inzage in zowel het dossier van Groenhuysen, als die van de huisarts, het ziekenhuis en andere relevante gegevens.

De verschillende dossiers (wijkzorg-, woonzorg- en behandeldossier) staan garant voor de ontsluiting van applicaties naar de medewerkers, het administratie- en declaratieproces. Hierdoor kunnen deze drie dossiers de manier van werken in de zorg optimaal ondersteunen.

Programma ‘Maak Verbinding’

Vervolgens hebben Groenhuysen en Beter Healthcare samen de programma-organisatie opgezet. Er werden projectgroepen opgericht voor het wijkzorgdossier, het woonzorgdossier, het multidisciplinair behandeldossier en het zorgadministratieplatform. De projectgroepen bestonden voornamelijk uit medewerkers die met de applicaties gaan werken. Iedere projectgroep bepaalde hoe het gewenste proces eruit diende te zien. Aan de hand van een behoefte-top-10 werden de belangrijkste wensen en eisen bepaald. Om een passende keuze te maken zijn de selectiegesprekken met de ICT-leveranciers gevoerd op basis van de visie op digitale ondersteuning, het gewenste proces en de behoefte-top-10. Na deze selecties voerden Groenhuysen en Beter Healthcare de implementatie, de ingebruikname van de verschillende dossiers en het zorgadministratieplatform uit.

Inmiddels zijn het woonzorgdossier, het behandeldossier en het nieuwe klantportaal succesvol geïmplementeerd.

Over Groenhuysen
Groenhuysen is dynamisch en ontwikkelingsgericht en zet zich in voor overwegend ouderen in regio Roosendaal. In alles wat ze doet gaat ze uit van de mogelijkheden van de klant. De kwaliteit van leven en zorg staan centraal, met nadrukkelijke aandacht voor ieders leefstijl, interesses en persoonlijke wensen. Het aanbod varieert van gemak en comfort tot intensieve zorg en behandeling, zowel thuis als in uitstekend verzorgde woonvoorzieningen in de eigen omgeving. Groenhuysen heeft o.a. centra voor Wonen & Zorg, informatie- en adviescentrum Groenhuysen Klantbureau, een thuiszorgorganisatie en werving- en selectiebureau. Ruim 2300 medewerkers en 1300 vrijwilligers bieden dagelijks aan 4000 klanten en bewoners ondersteuning en/of begeleiding. Het credo daarbij is: ‘ouder worden, jezelf blijven!’

Over Beter Healthcare
Sinds oktober 2012 specialiseert Beter Healthcare zich in advisering, (her)implementatie en projectmanagement van business- en zorgprocessen voor healthcare-organisaties. Met een enthousiast team van ervaren professionals werken wij met passie bij onze klanten en ondersteunen bij een groot aantal projecten. Wij hebben ruime ervaring in de zorg- en ICT branche en spreken de taal van verschillende stakeholders in het primaire zorgproces, het administratieve proces en de ondersteunende informatietechnologie. Op deze manier bieden we bewezen meerwaarde op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Binnen Beter Healthcare richt de unit Care zich specifiek op informatie- en organisatievraagstukken in de ouderenzorg, gehandicaptenzorg, geestelijke gezondheidszorg en forensische zorg. Dit doet zij op basis van haar motto ‘Samen Anders Durven Doen’.

Is jouw organisatie geïnteresseerd in een soortgelijk traject en wil je een verandering die impact heeft? Wij denken graag met je mee! Bekijk hier onze folder over onze aanpak en aarzel niet om contact met ons op te nemen.

Een van de laatste bouwstenen van het programma ‘Maak Verbinding’ is het in gebruik nemen van het wijkzorgdossier. Beter Healthcare is trots om ook hier een bijdrage aan te kunnen leveren: Gulian van Poppel is sinds september projectleider implementatie wijkzorgdossier.