SUCCESVOLLE LIVEGANG GEZAMENLIJK EPD DIJKLANDER ZIEKENHUIS

/SUCCESVOLLE LIVEGANG GEZAMENLIJK EPD DIJKLANDER ZIEKENHUIS
SUCCESVOLLE LIVEGANG GEZAMENLIJK EPD DIJKLANDER ZIEKENHUIS 2019-11-19T13:01:14+00:00

Project Description

De afgelopen maanden begeleidde een team van Beter Healthcare consultants het Dijklander Ziekenhuis bij de fusie van de EPD´s van de locaties Hoorn, Purmerend, Volendam en Enkhuizen. Op 1 november 2019 vierden wij de succesvolle livegang van het gezamenlijke patiëntendossier HiX 6.2 Standaard Content.

Samen één EPD

Nadat het voormalig Westfriesgasthuis en Waterland Ziekenhuis al eerder waren gefuseerd, was het nu tijd om ook de elektronische patiëntenregistratie samen te voegen. Een groot project waarin beide ziekenhuizen en de 2 buitenpoli’s overgingen op HiX 6.2 Standaard Content, werkprocessen werden geharmoniseerd en de patiëntendossiers van alle  locaties werden samengevoegd.

Daarbij kregen alle patiënten een nieuw patiëntnummer toegewezen, die ook in de gekoppelde randsystemen moesten worden aangepast. Tevens werd een nieuw patiënten portaal in gebruik genomen, waarmee patiënten van het Dijklander Ziekenhuis inzage krijgen in delen van hun eigen dossier. Tegelijkertijd speelden er meerdere kritisch gerelateerde projecten, waaronder de harmonisatie van enkele grote lab systemen en het PACS voor beeldmanagement. Hierbij werden waar nodig ook ketenpartners meegenomen in het verandertraject.

De onderlinge afhankelijkheid van deze projecten – die allen hun livegang hadden op 1 november – zorgde voor een complex traject. Goed verander- en risicomanagement was cruciaal om iedereen op het juiste pad te krijgen en te houden op weg naar een livegang volgens planning – en dat is gelukt!

Brede ondersteuning

De schaal van het project blijkt ook uit het aantal mensen dat betrokken was: ruim 450 medewerkers, uit de zorg en ICT en een diverse groep externen. Beter Healthcare stond het Dijklander Ziekenhuis bij in een verscheidenheid van functies, waaronder de programmamanager, (cluster-)domeinleiders, go-live manager, projectmanagement ondersteuning, verschillende werkgroep voorzitters van autorisatie tot zorginhoudelijk, projectleider omnummering deelsystemen, coördinator Zorgportaal en opleidingscoördinatoren. Het team van Beter Healthcare was hiermee vertegenwoordigd over de volledige breedte van het project, van dagelijkse projectaansturing tot EPD-inrichting en ICT.

Dijklander aan het woord

Jasme Leenaarts, Raad van Bestuur, kijkt terug op een geslaagd project:

“Toen ik vier maanden voor de livegang instapte, heb ik me verbaasd over de omvang van dit project. Het was nog een stuk groter en complexer dan ik me vooraf realiseerde. De hoeveelheid koppelingen en leveranciers, de afstemming die nodig is met iedereen om alles op het juiste moment en in de juiste tijdspaden af te krijgen. Dat vind ik gewoon ontzettend knap.
Vanaf het begin heb ik met Barbara [programmamanager vanuit Beter Healthcare] intensief contact gehad. Dat heb ik echt als heel positief ervaren. Uiteindelijk kijk ik terug op een geslaagde overgang van een zeer complex project. De samenwerking is daarin fantastisch geweest. Maar ook de inzet van alle medewerkers, van de leveranciers, van de mensen die nu met het nieuwe HiX 6.2 werken: chapeau. Binnenkort gaan we de beheerfase in en moet alles echt een onderdeel worden van onze structurele, dagelijkse gang van zaken. Het fijne is dat ook dit weer in een warme overdracht kan plaatsvinden.”

Nic Kaldenbach, manager ICT, prijst de inzet van alle projectmedewerkers:

“Dit was een enorm project waar we al jaar en dag in de voorbereiding mee bezig waren. Wat ik heel mooi vind, zijn al die mensen die naar hetzelfde doel toewerken en daar hun ziel en zaligheid inleggen. Ik ben onder de indruk met hoeveel passie dat gaat. Ik ben ook blij dat het nu zover is en we straks als organisatie verder kunnen. Op ICT gebied hebben we echt een stap gemaakt, zowel met Standaard Content als ook het de harmonisatie van de verschillende locaties.
De samenwerking met Beter Healthcare was uitstekend en zeer constructief. Ik heb hier mensen met heel veel passie zien werken, zonder iedere keer naar de uren te kijken. Daar waar even bijgeschakeld moest worden, is dat ook gebeurd. Wanneer nodig hadden wij steeds direct contact met elkaar en dat werkt gewoon heel prettig. Ik ben heel blij met hoe het is gegaan.”

Voor intern programmamanager Priscylla Beentjes was vooral de omvang van dit project bijzonder:

“Er waren dagen dat er 450 mensen tegelijk aan het project werkten. De dynamiek die dat met zich meebrengt, de voorbereidingen die dat vergt, het werk dat daaruit voortkomt, de hele governance eromheen, dat vond ik heel interessant om mee te maken. Veel betrokken medewerkers hebben ook niet echt affiniteit met ICT, zij hebben hart voor de zorg, dus dit was een totaal andere wereld voor ze. Om hen toch met zoveel  commitment iedere keer weer aan het werk te zien, dat vond ik heel leerzaam maar ook heel indrukwekkend.”
De samenwerking met Beter Healthcare heb ik als heel bijzonder ervaren. Ik heb heel nauw samengewerkt met Barbara [ programmamanager vanuit Beter Healthcare] en dat vond ik heel leuk, ik heb daar veel van geleerd. Wij hebben elkaar maximaal uitgedaagd, op een constructieve manier. De samenwerking in deze vorm, met een interne en externe programmamanager, daar heb ik echt van genoten.

CMIO Marein van der Torn kijkt positief naar de toekomst:

“Er is ontzettend veel mogelijk met het systeem, al gaat het nog wel even duren voordat mensen dat eruit halen. Je moet de juiste knopjes weten te vinden en de werkversnellers goed inrichten, dan gaat het systeem je iets teruggeven. Neem bijvoorbeeld Consult 2.0: dat gaat dokters wel bevallen. Daarnaast zullen we zelf een structuur moeten opzetten waardoor we niet blijven bij het systeem zoals we dat nu hebben, maar mee blijven profiteren van nieuwe ontwikkelingen, ook als we die niet zelf hebben bedacht. De grote winst van Standaard Content is het feit dat je beter kunt aansluiten op wat er aan landelijke ontwikkelingen langskomt. Die winst zullen we moeten gaan plukken.”

De samenwerking met Pieter Kal, de domeinleider Zorg vanuit Beter Healthcare, noemt Marein van der Torn buitengewoon prettig en constructief.
“Samen konden we gemakkelijk problemen tackelen en waren we een flexibel team – onderling waren we uitwisselbaar in het oppakken van verantwoordelijkheden.”

Het nieuwe HiX 6.2 Standaard Content biedt het Dijklander Ziekenhuis een mooie basis voor innovatie en vernieuwing. In de toekomst zal het EPD zich zeker blijven ontwikkelen. Beter Healthcare wenst het Dijklander Ziekenhuis veel succes in de komende periode!