Project omschrijving

Met een nieuw ECD én onze cyclische aanpak waarde toevoegen voor jouw organisatie, cliënten en medewerkers.

Het is soms onvermijdelijk: de selectie van een nieuw Elektronisch Cliëntendossier (ECD). Soms ligt aan de keuze voor een nieuw dossier een directe aanleiding ten grondslag, bijvoorbeeld:

  • maatschappelijke ontwikkelingen;
  • willen voldoen aan wet- en regelgeving of;
  • leveranciers die pakketten uitfaseren om diverse redenen.

Er kunnen ook redenen zijn voor de selectie van een nieuw ECD. Bijvoorbeeld omdat het ECD:

  • niet meer voldoet aan klanten- en gebruikerswensen;
  • niet voldoende aansluit bij de digitale strategie van een organisatie;
  • (te)veel beheer vraagt;
  • zorgt voor een (te) versnipperd ICT- landschap.

Aanleidingen zijn extern ingegeven. Ze kunnen ertoe leiden dat je een keuze maakt op basis van verwachtingen en/of verplichtingen van anderen. Aanleidingen zijn van belang bij een selectietraject maar in onze optiek zijn vooral de redenen het vertrekpunt voor een ECD-selectie.

Redenen zijn organisatie-intrinsieke drijfveren om een nieuw ECD te overwegen. Ze vinden hun oorsprong in de visie en strategie van een organisatie. Wij stellen dat alleen wanneer het gekozen ECD/pakket volgt uit de organisatievisie/strategie, het nieuwe ECD ook echt waarde toevoegt. Maar er is meer.

Beter Healthcare heeft ervaring met selectietrajecten en heeft hiervoor een eigen, specifieke aanpak ontwikkeld.

Onze aanpak

Bij onze aanpak maken we gebruik van het volgende model (zie figuur):

Wat opvalt aan dit model is het cyclische karakter. Zoals de titel van dit artikel al aangeeft is voor ons een selectietraject geen ‘plat’ project met een kop en een staart. Wij zien ECD-selectie als de start van een proces.

In dit proces hebben niet alleen de (bekende) fasen Richten, Inrichten en Verrichten een plek, maar ook de (door ons toegevoegde) fasen Kijken, Resultaten en Ervaren. Die eerste fase ‘Kijken’ is cruciaal: daar beginnen we én eindigen we mee. Hiermee is een cyclisch proces van verbeteren en innoveren geborgd.

Hoe ziet dit er in de praktijk uit?

We beginnen met ‘Kijken’: dit houdt in dat we samen met jullie de behoeften in kaart brengen. We hanteren hierbij verschillende werkwijzen en betrekken alle betrokken disciplines op alle niveaus. Denk aan interviews en workshops waarin we bespreken waar de behoeftes liggen van de medewerkers die praktisch met het ECD werken; zij moeten immers in hun werk door het ECD gefaciliteerd worden. Ook verzamelen we feitelijke gebruiksgegevens die informatie geven over de behoeftes. Vervolgens bespreken we de werkprocessen en de wijze waarop deze van invloed zijn op de behoeften die in kaart zijn gebracht. Zo brengen we alle ervaring en kennis over het huidige ECD in kaart en destilleren met jullie een ‘behoeften top-tien’.

‘Kijken’ houdt ook in dat we de strategie en visie van de organisatie met jullie kritisch onder de loep nemen. Wat zijn de cruciale zorg en ICT-uitgangspunten? Hoe kijkt de organisatie aan tegen de inzet van technologie voor cliënten en medewerkers? Welke organisatievisie (-model) wordt gehanteerd? Welke doelgroepen heeft de organisatie voor de komende jaren voor ogen? En welke maatschappelijke ontwikkelingen zijn relevant en vragen om een veranderende strategie? Dit alles leidt tot heldere doelstellingen die we met jullie definiëren in de fase ‘Richten’. Zo zorgen we ervoor dat het resultaat van het traject aansluit op jullie strategie en organisatiedoelstellingen.

Met voorgaande fit-gap analyse gaan we naar de fase ‘Inrichten’. Hier maken we afspraken over de projectorganisatie en zetten we acties, die uit de fit-gap analyse zijn gebleken, in een tijdspad. We kijken ook verder dan jullie eigen organisatie; daarvoor gaan we met jullie op bezoek bij organisaties met een vergelijkbare visie: hoe hebben zij (via hun ECD) invulling gegeven aan hun manier van werken, behoeften en strategie?

De informatie uit voorgaande stappen zetten wij om in een uitvraagdocument. In dit document zijn alle specifieke kenmerken (behoeften, wensen vanuit de strategie, interne projecten ter voorbereiding op de selectie) van jullie organisatie op een rij gezet. Dit document is het uitgangspunt voor het overleg met de ECD-leveranciers. In dit overleg bespreken we de visie op zorg van de leverancier, de wijze waarop deze is vertaald in het ECD en de vraag: ‘hoe kunnen jullie ons ondersteunen bij het realiseren van onze behoeften en wensen?’. En dat wordt een volledig ander gesprek dan een gesprek op basis van een standaard Programma van Eisen (PvE)in een ‘Request for Information’ (RFI). Het leidt namelijk tot de selectie van een ECD dat het best aansluit bij (de huidige situatie en ontwikkelingen van) jullie organisatie.

Selectie na (zelf)analyse en daarna: geborgd aan de slag

In onze werkwijze houdt een ECD-selectie dus niet alleen de analyse van (de werking van) een (aan te schaffen) ECD in, maar ook een analyse van jullie situatie. Zodra dit proces is afgerond wordt een definitieve keuze gemaakt uit het marktaanbod. Onze werkwijze zorgt er tevens voor dat de keuze transparant en ‘op maat’ is.

Na de keuze komt het aan op het in gebruik gaan nemen van het ECD. Hier komen de acties samen die intern zijn bepaald (denk aan de ‘behoeften top-tien’) naast de acties die door de leverancier en een eventuele inrichtingsspecialist moeten worden uitgevoerd. Door hierbij goed gebruik te maken van de doelstellingen (fase ‘Richten’) die we samen hebben afgesproken zitten we bij de implementatie ‘kort op de bal’. Steeds komen de vragen ‘sluit het aan op onze behoeften en onze strategie’ terug. Ook na de invoering staan we bij deze vragen stil. We meten met jullie de resultaten en kijken vervolgens hoe het nóg beter kan: de cyclische werkwijze is doorlopen. Hiermee heb je een instrument voor continue verbetering in handen. Wanneer jullie dit instrument voor continu verbeteren oppakken en eigen hebben gemaakt, spreken wij van een succes. En dan heb je meer dan enkel een nieuw ECD: je hebt door het nieuwe ECD én door de cyclische werkwijze waarde toegevoegd voor de organisatie, cliënten en medewerkers.

Meer weten of wil je hier graag met ons over sparren? Neem contact met ons op!