Na een intensief project van twee jaar hebben de zorg- en IT-professionals van Alrijne samen met Beter Healthcare, de implementatie van het elektronisch patiëntendossier succesvol afgerond. Al eerder (eind 2022) ging de zorgorganisatie met HiX 6.3 live. De consultants van Beter Healthcare hebben Alrijne ondersteund van voorbereiding tot en met implementatie en nazorg: hiermee is een stevige basis gelegd voor de toekomst.
Onder begeleiding van Jaco Takkenkamp en Pieter Kal, programmamanagers namens Beter Healthcare, is er (samen met een team van 12 Beter Healthcare consultants) ruim twee jaar intensief samengewerkt voor de upgrade van HiX 6.1 naar de actuele HiX 6.3 standaard content. Daarbij moesten, voorafgaand aan de livegang en in goed overleg met de zorgorganisatie, zowel de zorg- als ondersteunende processen geoptimaliseerd worden. Dit aangevuld met een omvangrijk opleidingsprogramma. Op deze manier werd geborgd dat enkel de efficiënte werkwijzen meegenomen werden naar het nieuwe EPD. De invoering van de nieuwe versie van HiX werd niet gezien als enkel een IT-project, maar als een volledig transitietraject met een belangrijk ‘change’ component met betrokkenheid van de zorgprofessionals, medisch specialisten, CMIO en CNIO.
De stappen richting succes
Deze twee jaar durende transitie werd aangepakt in drie fasen:
- Voorbereidingsfase
Tijdens deze fase werd een nauwkeurig beeld verkregen van de benodigde procesaanpassingen. Daarbij konden weloverwogen keuzes gemaakt worden over de wenselijke HiX-modules. Op basis van het vooronderzoek werden een duidelijk kader en randvoorwaarden aangegeven voor de procesaanpassingen en scope van de HiX-upgrade. Vanuit dit kader is een daadkrachtige projectorganisatie ingericht. In de voorbereidingsfase is er met elkaar bepaald wat de impact van de ICT-keuzes is in de dagelijkse praktijk, bijvoorbeeld bij het gebruik van sjablonen voor het orderen. Een goede samenwerking met de leverancier is daarbij essentieel.
- Implementatiefase
In samenwerking met alle partijen binnen Alrijne en de leveranciers werd er gericht gewerkt aan de implementatie-aanpak: van opleiding, projectdagen, testen en inrichten tot en met go-live. Een drukke periode waarbij goede onderlinge afstemming tussen zorg, ICT-diensten en projectleiding cruciaal is. Belangrijk hierin zijn de overleggen waarbij regelmatig ook de leverancier aansluit; de samenwerking tussen deze stakeholders is de sleutel tot succes. De key-users van Alrijne speelden bij de invoering van de veranderingen een onmisbare rol en was de communicatie tussen alle verschillende betrokkenen een continu punt van aandacht. Door het betrekken van zowel zorgprofessionals als functioneel beheer, werd er breed draagvlak gecreëerd.
“We hebben daarbij geleerd dat tijdens dit intensieve traject goed projectmanagement essentieel is, waarbij de projectleiders snel kunnen schakelen om onverwachte ontwikkelingen op te kunnen pakken.”
- Nazorgfase
Na de go-live van het nieuwe HiX, is er in de nazorgfase ruimte gecreëerd om zowel zorgprocessen als kennis en gebruik van het EPD-systeem goed te trainen en borgen binnen de zorgorganisatie.
“We hebben gemerkt dat ook de nazorgfase een intensieve periode is; een periode waarin het Alrijne het nieuwe EPD moet gaan omarmen. Dat vraagt om gelijk te acteren op problemen die ontstaan. Samen met ondersteunde ICT-diensten en de leverancier hebben we alle nog openstaande issues doelgericht op kunnen lossen. Dit vraagt om extra inzet op de werkvloer, die snel zijn vruchten afwerpt zodat de zorgprocessen weer doorlopen zoals iedereen gewend is.”
Klaar voor de toekomst
Met het nieuwe EPD ondersteunt Alrijne de zorgprofessionals nog beter, zodat zij hun aandacht kunnen geven aan diegene waar het om draait: de patiënt. Zo is werken binnen HiX verbeterd, is uitwisselen van patiëntgegevens met andere zorgverleners makkelijker geworden en hebben patiënten meer mogelijkheden om zorgzaken zelf te regelen (zoals rechtstreekse toegang tot online consulten).
Beter Healthcare feliciteert Alrijne en de vele medewerkers, partners en leveranciers. Wij danken jullie voor de prettige samenwerking: we zijn trots dat wij voor Alrijne hieraan een bijdrage hebben geleverd.
