PILOTPROJECT OPTIMALISATIE POLI PLANNING BIJ ST JANSDAL

/PILOTPROJECT OPTIMALISATIE POLI PLANNING BIJ ST JANSDAL
PILOTPROJECT OPTIMALISATIE POLI PLANNING BIJ ST JANSDAL 2019-05-14T10:19:47+00:00

Project Description

Voor veel ziekenhuizen is het een uitdaging om een optimale polikliniek planning te realiseren. De grootste uitdaging ligt in het vinden van de juiste duur van de afspraken en een juist aanbod van het aantal beschikbare plekken voor een afspraak. In ziekenhuis St Jansdal speelt dit probleem ook. Beter Healthcare heeft een onderzoek gedaan naar de optimalisatie van de poliklinische planning in de vorm van een pilotproject. Dit onderzoek heeft geleid tot een adviesrapport met concrete acties ten aanzien van verbetering van de inrichting.

Data-extractie en analyse
Als start van het project zijn de relevante gegevens uit de Epic database geëxtraheerd. Vervolgens zijn deze data geanalyseerd met behulp van toegepaste wiskunde. Hierbij is met name gebruik gemaakt van de wachtrijtheorie (lees hier meer over in de dienstbeschrijving “Beter Planning”). De kwantitatieve analyse is toegespitst op twee concrete gebieden. Ten eerste is gekeken naar de geplande consultduur versus de daadwerkelijke tijd die het kost om een patiëntafspraak af te handelen. Vervolgens is gekeken naar de vraag versus aanbod: hoeveel afspraken van een bepaald type worden gemaakt en hoeveel plekken zijn hiervoor beschikbaar.

Bevindingen consultduur
Na de extractie van de data is een grote variatie in de lengte van het consult terug te zien. Het type consult is één van de variabelen die hier een grote rol in speelt: consulten voor nieuwe patiënten hebben vaak een grotere variatie in consultduur dan herhaalconsulten.
Een andere belangrijke variabele is de arts die het consult uitvoert. Bij één van de artsen blijkt de consultduur tot meer dan 5 minuten korter te duren dan gemiddeld. Een significant verschil, waar bij het maken van de planning rekening mee gehouden kan worden. Voor bepaalde afspraaktypes is ook een verschil te merken in de snelheid van artsen, daarnaast is de leeftijd van de patiënt een gebleken factor van belang.
Aanpassingen in de planning op basis van dit soort input zorgt ervoor dat de geplande consultduren van patiënten zo goed mogelijk aansluiten op hoe lang de arts daadwerkelijk nodig heeft.

Hou het simpel
Tijdens het onderzoek is ook een grote verscheidenheid aan afspraaktypes en blokken gevonden. De waarde van deze verschillende afspraaktypes en blokken is niet in alle gevallen duidelijk. Dit grote aantal maakt de planning en het onderhoud onoverzichtelijk. Tevens zorgt dit voor een grotere toegangstijd, doordat variatie moet worden opgevangen in kleinere tijdsdelen. Tot slot zorgen minder afspraaktypes en blokken ervoor dat het eenvoudiger is om vraag en aanbod in balans te houden. Het uitgevoerde onderzoek heeft geleid tot een aantal voorstellen hoe deze afspraaktypes en blokken in aantal teruggebracht kan worden. Hiervoor kunnen modifiers en beslisbomen worden ingezet. Aparte blokken en afspraaktypes zijn hiermee overbodig.
Tenslotte moet er voor een optimale planning gekeken worden naar de volgorde van afspraken binnen een spreekuur of dagdeel. Als er tussen afspraaktypes veel variatie zit in de consultduur, is het verstandig om die afspraaktypes die meer variëren aan het einde van het spreekuur te plannen.

Bevindingen vraag en aanbod
Het tweede deel van de analyse richt zich op vraag versus aanbod. Er is onderzocht hoeveel spreekuurcapaciteit nodig is om aan de vraag te kunnen voldoen.
Hiervoor is gekeken naar het aantal afspraakorders dat per week wordt geplaatst. Dit aantal is vermenigvuldigd met de consultduur en zo komt het benodigd aantal minuten per afsprakenblok per week tot stand. Hierbij geldt ook dat minder soorten afspraakblokken tot een grotere efficiency leiden.
Bovendien is er rekening gehouden met variatie in de vraag over langere periodes; sommige weken is er meer of minder vraag. Ten dele hangt de variatie in vraag samen met de variatie in aanbod: als er meer (eerste) consulten zijn, worden er ook meer orders geplaatst voor vervolgconsulten. Indien deze een bepaald aantal weken later moeten plaatsvinden, is het mogelijk dat dit weer tot een groot aantal vervolgconsulten leidt in die betreffende week. Hier moet dan voldoende aanbod voor zijn. Indien dit niet het geval is, bijvoorbeeld omdat het in een periode valt dat veel zorgverleners afwezig zijn, is dit voor vervolgconsulten vaak niet cruciaal: deze kunnen ook later gepland worden. Voor eerste consulten is het wel van belang dat de patiënt zo snel mogelijk gezien wordt en aan zijn zorgproces kan beginnen. In dergelijke gevallen dient in de planning voorrang te worden gegeven aan eerste consulten.
Op basis van de berekende vraag per week en de variatie daarin, hebben wij opnieuw de wachtrij theorie toegepast en hebben we een aanbeveling gedaan voor de inrichting van de verschillende agenda’s. Hierin hebben wij een suggestie gedaan hoeveel tijd per week per type afspraak moet worden gereserveerd.

Adviesrapport
Naar aanleiding van de bevindingen heeft Beter Healthcare een adviesrapport opgeleverd met daarin aanbevelingen voor de optimalisatie van de poli planning. In dit rapport is tevens een stappenplan opgenomen om de aanbevelingen in het EPD te implementeren. Dit stappenplan omvat concrete acties die door de administratief medewerkers van de afdeling en het afspraken team van EPD beheer uitgevoerd moeten worden – hoe bijvoorbeeld de gevonden variatie tussen artsen zo simpel mogelijk ingericht kan worden.